Darbo užmokesčio apskaita – viena jautriausių verslo sričių, kur net menkiausios klaidos gali sukelti rimtų pasekmių. 2025-ieji metai atnešė reikšmingų pokyčių, kurie keičia nusistovėjusias darbo užmokesčio apskaičiavimo, apmokestinimo ir administravimo taisykles. Lietuvos įmonėms tenka operatyviai prisitaikyti prie šių pakeitimų, neretai neturint tam reikalingų žinių ar resursų.
Svarbiausi darbo užmokesčio apskaitos pokyčiai 2025 metais
Nauja NPD skaičiavimo formulė
Nuo 2025 metų sausio 1 dienos įsigaliojo atnaujinta neapmokestinamojo pajamų dydžio (NPD) skaičiavimo tvarka. Dabar NPD apskaičiuojamas pagal naują formulę, kuri labiau diferencijuoja mokestinę naštą pagal darbuotojo gaunamas pajamas. Formulė tapo sudėtingesnė, įvertinanti ne tik mėnesio, bet ir metines pajamas, kas apsunkina NPD prognozavimą ir apskaičiavimą.
Įmonės privalo nedelsiant atnaujinti savo apskaitos sistemas, kad darbuotojams būtų taikomi teisingi NPD dydžiai. Priešingu atveju, darbuotojai gali susidurti su netikėtomis mokestinėmis prievolėmis metų pabaigoje, o darbdaviai – su nepatenkintais darbuotojais ir papildomu administraciniu darbu.
Pasikeitę „Sodros” lubų slenksčiai
Nauji socialinio draudimo įmokų „lubų” slenksčiai įnešė papildomą kompleksiškumą į darbo užmokesčio apskaitą. Aukštesnes pajamas gaunantiems darbuotojams dabar taikomi diferencijuoti įmokų tarifai, priklausantys nuo metinių pajamų dydžio. Tai reiškia, kad įmonės turi nuolat sekti kiekvieno darbuotojo sukauptas metines pajamas ir laiku pritaikyti pasikeitusias įmokų normas.
Šie pakeitimai ypač aktualūs IT, finansų ir kitų aukštų atlyginimų sektorių įmonėms, kur didelė dalis darbuotojų gauna atlyginimus, viršijančius įmokų „lubas”.
Elektroninių dokumentų standartizavimas
VMI ir „Sodra” pereina prie standartizuotų elektroninių dokumentų formatų, susijusių su darbo užmokesčio apskaita. Nauji reikalavimai paliečia tiek atlyginimų žiniaraščius, tiek individualias darbuotojų ataskaitas. Dokumentai turi būti pateikiami griežtai apibrėžtu formatu, o nesilaikant šių reikalavimų, ataskaitos gali būti atmestos.
Įmonėms tenka skubiai atnaujinti savo apskaitos sistemas arba ieškoti sprendimų, kaip užtikrinti atitikimą naujiems standartams.
Nuotolinio darbo apmokestinimo ypatumai
Nuotolinis darbas tapo norma, tačiau jo apmokestinimo taisyklės nuolat kinta. Nuo 2025 metų įsigaliojusios naujos taisyklės apibrėžia, kaip turi būti apskaitomos ir apmokestinamos išmokos, susijusios su nuotoliniu darbu – nuo kompensacijų už internetą ir elektrą iki įrangos nusidėvėjimo.
Verslams, turintiems daug nuotoliniu būdu dirbančių darbuotojų, šie pakeitimai reiškia papildomą administracinę naštą ir poreikį peržiūrėti vidines darbo apmokėjimo politikas.
Kodėl reakcijos greitis tapo esminiu faktoriumi
Minėti pakeitimai – tai tik ledkalnio viršūnė. Šiuolaikinėje dinamiškoje aplinkoje darbo užmokesčio apskaitos taisyklės keičiasi žaibišku greičiu, ir reakcijos laikas tapo kritiniu faktoriumi:
Baudų rizika
Pavėluotas reagavimas į teisės aktų pakeitimus gali brangiai kainuoti. Baudos už neteisingą darbo užmokesčio apskaitą prasideda nuo kelių šimtų eurų ir gali siekti dešimtis tūkstančių, priklausomai nuo pažeidimo pobūdžio ir masto. Be to, taikomos ir asmeninės atsakomybės sankcijos vadovams.
Darbuotojų nepasitenkinimas
Klaidos darbo užmokesčio apskaitoje tiesiogiai paveikia darbuotojų finansinę padėtį ir pasitikėjimą darbdaviu. Neteisingai apskaičiuotas atlyginimas, pavėluoti mokėjimai ar klaidingos mokesčių išskaitos gali sukelti rimtą nepasitenkinimą ir net paskatinti vertingus specialistus ieškoti kitų darbo galimybių.
Sprendimų kokybė
Darbo užmokestis dažnai sudaro didžiausią įmonės išlaidų dalį. Neturint tikslių ir operatyvių duomenų apie darbo užmokesčio kaštus, neįmanoma priimti pagrįstų verslo sprendimų dėl plėtros, naujų darbo vietų kūrimo ar investicijų.
Kaip spręsti darbo užmokesčio apskaitos iššūkius
Nuolatinis mokymasis – būtinybė, ne prabanga
Darbo užmokesčio apskaitos specialistai privalo nuolat atnaujinti savo žinias. Tačiau realybė tokia, kad mažose ir vidutinėse įmonėse dirbantys buhalteriai dažnai yra perkrauti kasdieniais darbais ir neturi laiko sekti visų teisės aktų pakeitimų, dalyvauti mokymuose ar gilintis į naujų reikalavimų niuansus.
Automatizavimas – dalinė išeitis
Modernios darbo užmokesčio apskaitos sistemos gali automatiškai prisitaikyti prie tam tikrų teisės aktų pakeitimų. Tačiau tokių sistemų įsigijimas ir priežiūra reikalauja nemažų investicijų, o sudėtingesniais atvejais vis tiek prireikia žmogiškosios ekspertizės.
Profesionalios darbo užmokesčio apskaitos paslaugos – strateginis pranašumas
Vis daugiau Lietuvos įmonių renkasi profesionalias darbo užmokesčio apskaitos paslaugas kaip strateginį sprendimą, leidžiantį ne tik sumažinti klaidų riziką, bet ir išlaisvinti vidinius resursus svarbesnėms užduotims.
Specializuotos apskaitos įmonės turi dedikuotas komandas, kurios:
- Nuolat seka teisės aktų pakeitimus ir operatyviai į juos reaguoja
- Disponuoja pažangiausiomis apskaitos sistemomis, pritaikytomis Lietuvos specifikai
- Gali užtikrinti nepertraukiamą darbo užmokesčio apskaitos procesą, nepriklausomai nuo darbuotojų atostogų ar ligos
- Prisiima profesinę atsakomybę už atliktų darbų kokybę
Tokios paslaugos ypač vertingos šiuo pereinamuoju laikotarpiu, kai įmonėms tenka prisitaikyti prie daugybės naujų reikalavimų vienu metu.
Ateities tendencijos darbo užmokesčio apskaitoje
Žvelgiant į ateitį, galima numatyti, kad darbo užmokesčio apskaita taps dar sudėtingesnė. Artėjantys pokyčiai, į kuriuos verta atkreipti dėmesį jau dabar:
Individualizuoti darbo santykiai
Tradicinis darbo modelis užleidžia vietą lankstesniems susitarimams – darbui pagal poreikį, projektinėms sutartims, daliniu etatu dirbantiems darbuotojams. Kiekviena iš šių formų turi savo specifinius apskaitos ir apmokestinimo ypatumus.
Skaitmeninė darbo užmokesčio apskaita
Valstybinės institucijos pereina prie visiškai skaitmenizuotų procesų, reikalaujančių tiesioginės integracijos tarp įmonių apskaitos sistemų ir valstybinių registrų. Popieriniai dokumentai ir rankiniu būdu pildomos formos tampa praeities reliktu.
Tarptautinė darbo jėga
Augantis užsienio darbuotojų skaičius Lietuvos įmonėse kelia papildomų iššūkių darbo užmokesčio apskaitai – nuo tarptautinių mokesčių sutarčių taikymo iki skirtingų socialinio draudimo sistemų koordinavimo.
Darbo užmokesčio apskaita nebėra vien tik skaičiavimo funkcija – tai tapo strategine verslo sritimi, reikalaujančia gilių žinių, nuolatinio tobulėjimo ir profesionalaus požiūrio. Šiuolaikinėje aplinkoje, kur teisės aktai keičiasi žaibišku greičiu, operatyvus reagavimas į šiuos pokyčius tampa konkurenciniu pranašumu, o profesionalios pagalbos pasitelkimas – ne prabanga, bet būtinybė.
